Politique de confidentialité

Responsable et portée de la politique

Agentique Québec inc. est responsable des renseignements personnels traités dans le cadre de son site, de ses demandes de services et de son programme partenaires. Pour un mandat client, les modalités du contrat et les instructions de traitement convenues s’appliquent également.

Renseignements recueillis et raisons de la collecte

• Demande de consultation : nom, coordonnées, entreprise, secteur, taille d’équipe, service recherché, description des besoins, outils et disponibilités. Ces renseignements servent à répondre à la demande et à préparer le rendez-vous. Les champs indiqués comme facultatifs peuvent rester vides.
• Programme partenaires : identité, coordonnées, organisation, réseau professionnel, code partenaire et renseignements nécessaires à la recommandation et à la gestion des commissions. Un partenaire doit obtenir l’autorisation du contact avant de transmettre ses coordonnées.
• Communications et mandats : courriels, documents fournis, comptes rendus, décisions et preuves de suivi nécessaires aux services convenus, à la facturation et à la traçabilité du dossier.
• Rendez-vous : participants, coordonnées, date, mode de rencontre et réponses à l’invitation. Des notes, transcriptions ou enregistrements peuvent être produits selon les fonctions activées et les conditions décrites ci-dessous.
• Données techniques : l’hébergeur peut traiter l’adresse IP, les informations de navigateur, les requêtes et les journaux nécessaires à la livraison du site, à sa sécurité et à la prévention des abus.

Ne transmettez que ce qui est nécessaire à votre demande. Les formulaires de premier contact ne sont pas prévus pour recevoir des mots de passe, des renseignements bancaires ou des dossiers sensibles. Si vous préférez ne pas utiliser un formulaire, contactez-nous pour convenir d’un autre moyen.

Consentement et communications

Le consentement demandé dans un formulaire concerne la demande et son suivi, ou la participation au programme indiqué. Il ne constitue pas une autorisation générale pour tout autre usage. Une nouvelle finalité nécessitant un consentement fait l’objet d’une demande distincte.

Vous pouvez retirer votre consentement en contactant le responsable. Nous expliquerons les conséquences éventuelles sur le service demandé et les renseignements devant être conservés pour une obligation légale. Le retrait ne remet pas en cause les traitements antérieurs autorisés.

Une demande de service ne vaut pas, à elle seule, un consentement à une infolettre. Les communications promotionnelles sont soumises aux règles de consentement applicables et permettent de se désabonner.

Notes et enregistrements de réunions

Les notes ou fonctions de transcription et d’enregistrement servent à documenter les échanges, les engagements et le suivi du mandat. Lorsqu’une de ces fonctions est utilisée, les participants doivent en être informés avant son activation et le consentement requis doit être recueilli. Vous pouvez demander une rencontre sans enregistrement en nous contactant avant la réunion ou en le signalant au début.

Les fichiers produits peuvent être conservés dans Google Drive et dans le dossier de travail local, avec les sauvegardes applicables. Leur accès doit être limité aux personnes concernées et autorisées. Un résumé généré par IA peut contenir des erreurs : il doit être vérifié avant de servir de décision ou d’engagement.

Fournisseurs et traitement hors Québec

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Des fournisseurs interviennent pour les fonctions suivantes :

• Netlify : hébergement du site, réception des formulaires de contact et partenaires, notifications et protection contre les abus. Ce service infonuagique peut traiter les données hors Québec, notamment aux États-Unis.
• Google Workspace : Gmail pour les échanges, Calendar pour les invitations, Meet pour les réunions et, lorsque ces fonctions sont utilisées, les notes, transcriptions et enregistrements; Drive et Docs pour les documents et les fichiers de réunion. Ces services peuvent traiter des données hors Québec selon le service et sa configuration.
• Backblaze B2 : stockage de copies de sauvegarde chiffrées des dossiers inclus dans le périmètre de sauvegarde. Ces copies peuvent être hébergées hors Québec.
• Fournisseurs de modèles IA : selon le mandat et les outils convenus, un modèle externe peut traiter les informations qui lui sont transmises. Le fournisseur, les catégories de données et les conditions d’utilisation doivent être précisés avant le traitement concerné.

Une installation locale ne garantit donc pas que tous les renseignements restent au Québec. La communication de renseignements personnels hors Québec et leur traitement par un fournisseur externe sont soumis aux obligations applicables, notamment une EFVP préalable et une entente écrite lorsque requises. La présente politique ne constitue pas une preuve que l’évaluation propre à chaque traitement a été réalisée.

Les renseignements peuvent également être communiqués lorsqu’une obligation ou une autorisation légale le prévoit.

Témoins et stockage du navigateur

Le site n’active actuellement aucun témoin publicitaire, de profilage ou de mesure d’audience. Le stockage local sert à retenir que vous avez lu l’avis de confidentialité. Les adresses du site sont en français par défaut; vous pouvez choisir une page anglaise avec le bouton EN. Une ancienne préférence de langue ne remplace plus la langue de la page ouverte.

Le bouton « Cookies » permet de rouvrir l’avis. Effacer le stockage du navigateur réinitialise cet avis. Les polices sont hébergées avec le site. L’absence de témoins publicitaires n’empêche pas les journaux techniques décrits ci-dessus.

Conservation, accès et destruction

La durée de conservation dépend de la finalité du dossier et des obligations applicables. Les demandes et documents clients sont conservés pendant la période nécessaire à leur traitement et au suivi convenu. À la clôture, le dossier doit faire l’objet d’une revue pour retirer les copies inutiles et fixer la prochaine révision.

Les pièces fiscales et comptables sont conservées au moins six ans après la fin du dernier exercice auquel elles se rapportent. Un litige, un contrôle ou une autre obligation peut prolonger cette durée. Les données sans finalité ni obligation de conservation doivent être détruites de manière sécuritaire. Les sauvegardes suivent leur propre cycle de rétention et ne sont pas destinées à une utilisation courante.

Les accès doivent être limités aux personnes autorisées selon leurs fonctions. Le responsable coordonne les demandes, les plaintes, les revues de conservation et le traitement des incidents. Aucun système ne peut garantir l’absence absolue d’un incident.

Vos droits et le traitement des demandes

Selon les conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements, leur rectification, le retrait de votre consentement, leur suppression lorsqu’elle est applicable, et la communication des renseignements informatisés recueillis auprès de vous dans un format structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi demander une explication des usages et des destinataires de vos renseignements.

Adressez votre demande ou plainte par écrit au responsable indiqué plus haut en précisant ce qu’elle concerne. Une vérification raisonnable de votre identité peut être nécessaire. Une demande d’accès ou de rectification doit recevoir une réponse écrite dans les trente jours suivant sa réception. En cas de refus, les motifs et les recours applicables doivent vous être indiqués.

Vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec pour connaître vos recours ou déposer une plainte. Une démarche auprès de nous ne suspend pas les délais légaux de recours.

Modifications

La date de mise à jour figure en haut de cette page. Les changements importants à la collecte ou aux usages sont portés à votre attention par un moyen adapté, et un nouveau consentement est demandé lorsque nécessaire. Pour obtenir des renseignements sur une version antérieure, écrivez au responsable.

La version française fait foi, sous réserve des droits que vous accorde la loi.